Ordenar documentos en casa: qué papeles hay que guardar y cómo clasificarlos

ordenar documentos en casa

En el post de la semana pasada comenzamos a hablar de la importancia de tener los papeles de la casa bien organizados y ordenados y del material necesario.

Vamos paso a paso para que no se os haga bola, que sé que este tema de los papeles para muchos es muy arduo. ¿Tenéis ya todo el material para seguir que detallamos?

Bueno, pues si es así pasemos a revisar todos los papeles o la documentación que tenemos que clasificar. Vamos a ordenar los documentos en casa. ¡Empezamos!

Documentos oficiales

Empezamos por los más importantes. Si sólo os veis con fuerzas para organizar una parte de vuestros papeles, sin duda debéis empezar por aquí.

  • Fotocopia DNIs y los DNIs de los niños que no los suelen llevar con ellos.
  • Pasaportes
  • Certificados de nacimiento. Si tenéis los vuestros porque los hayáis pedido por alguna razón si lo tenéis incluid ahí una copia porque luego se necesita en el momento menos pensado. Y aunque en el futuro os pidan una copia con menos de 6 meses desde su expedición, por lo menos tendréis a mano el tomo, hoja, y esos datos que hacen mucho más rápido obtener un duplicado. Los de los niños, seguro que los tenéis.
  • Libro de familia, si tenéis.
  • Capitulaciones matrimoniales, si tenéis.
  • Padrón.

Mi recomendación para clasificarlos: utilizar una funda con solapa que se abre y se cierra con un velcro para DNIs, pasaportes y libro de familia, porque es fundamental que estén bien cerrados y que no se caigan, que son muy pequeñitos. Fundas de plástico para lo demás. No es necesario utilizar separadores porque son pocos documentos e irán bien colocados en fundas. Sí es útil poner un índice al principio para saber lo que contiene el archivador. Os recuerdo que los materiales necesarios ya los revisamos en el post anterior. 

Otros temas administrativos

  • Impuestos y tasas: declaración del IRPF y de otros impuestos que tengáis que pagar. Por regla general hay que guardar los últimos 4 años, que es cuando prescriben pero en casos especiales (pérdidas, interrupción de plazos, etc) hay que guardarlos por más tiempo. Así que yo os recomiendo mínimo 5 años para curaros en salud y si tenéis algún caso especial más.
  • Multas, sanciones.
  • Datos de la seguridad social: última vida labora (normalmente la manda anualmente la seguridad social pero si no la tenéis, la podéis pedir en la nueva web Tu seguridad Social, tarjeta y número de la seguridad social y otra documentación importante como prestaciones, paro, bajas, etc.
  • Contrato, alta en seguridad de empleados del hogar y de vuestro CCC (Código de cuenta de cotización), si tenéis.
  • Contratos de trabajo
  • Nóminas

Mi recomendación para clasificarlos: En este caso creo que es útil contar con separadores porque son muchos temas. Podéis optar por hacer una carpeta conjunta para toda la familia o hacer una carpeta para cada uno. Os recomiendo utilizar una carpetilla con solapa que se abre y se cierra con un velcro para multas y sanciones porque suelen ser de tamaño dispar y que aseguréis la tarjeta de la seguridad social con un clip o una pinza para que no se caiga. En este caso, podéis optar por guardar el resto de documentos directamente perforados en el archivador porque no son documentos oficiales que es mejor mantener tal cual.

Documentos financieros:

  • Contratos de cuentas corrientes
  • Tarjetas: en este caso os recomiendo, a parte del contrato, incluir fotocopias y fotocopias de las tarjetas de claves, por si se pierden.
  • Contratos de inversiones, si tenéis.

Mi recomendación para clasificarlos: Podéis optar por hacer una carpeta conjunta para toda la familia o hacer una carpeta para cada uno. Si la hacéis personal, seguramente la podáis juntar con la anterior, para reducir el número de archivadores.

Como comentábamos antes, podéis optar por guardar estos documentos directamente perforados en el archivador. Si lo hacéis así, mejor con separadores.

Documentación relacionada con la vivienda

  • Contrato de alquiler o compraventa de la casa.
  • Hipoteca o contrato de financiación.
  • Seguros relacionados con la casa: de hogar, de vida, de alquiler, de inquilino, de la caldera, etc.
  • Resguardos de IBI y tasa de basuras.
  • Contratos de suministros y servicios y recibos e inspecciones del gas.
  • Recibos de comunidad.
  • Facturas y recibos de reparaciones.

Mi recomendación para clasificarlos: En este caso mejor organizarlo por fundas porque seguramente cada papel tenga tamaños o formatos diferentes. Sería útil contar con índice y separadores.

Documentación relacionada con los vehículos:

  • Contrato de compraventa del coche/moto.
  • Contrato de financiación del coche.
  • Seguros.
  • Impuesto de circulación.
  • Revisiones.
  • ITV.
  • Otros: justificante del SER, de alquiler de la plaza de garaje, etc.

Mi recomendación para clasificarlos: Igualmente, mejor organizarlo por fundas porque seguramente cada papel tenga tamaños o formatos diferentes. Sería útil contar con índice y separadores.

Documentos de temas médicos:

  • Hoja para apuntar la información básica: grupo sanguíneo, alergias, enfermedades/operaciones y antecedentes.
  • Seguros médicos.
  • Cartilla de vacunaciones.
  • Historiales médicos de cada miembro de la familia.

Mi recomendación para clasificarlos: En este caso lo que os recomiendo es para el historial de los más pequeños hacerlo por orden cronológico ya que probablemente tendréis las notas de las revisiones que han ido pasando y es bueno tenerlo por fecha. En cambio, para los historiales de cuando se es más mayor, normalmente es más fácil agruparlo por temas porque lo habitual es que cada uno tenga un par de temas más recurrentes: que si las revisiones del gine, la rodilla que le flaquea a uno, el estómago que se le resiente al otro, etc.

Documentos de temas educativos:

  • Admisión y otra documentación relacionada con el colegio o guarde
  • Notas.
  • Certificados de estudios.

Mi recomendación para clasificarlos: En este caso lo que considero más fácil es directamente taladrar los documentos en el archivador y claro, utilizar separadores para diferenciar por hijo.

Carpetas extra para otros papeles de la casa:

  • Facturas de muebles o cosas que podáis necesitar en algún momento cambiar.
  • Garantías de los electrodomésticos.
  • Libros de información o instrucciones.

Mi recomendación para clasificarlos: Para este tipo de documentos lo mejor es tener una carpeta con bastante fondo de cremallera o de gomas para ir metiendo todo estos papeles.

Carpeta más grande tipo arquitecto:

Por último, es útil tener una carpeta grande simplemente para incluir todos los documentos que no caben en los archivadores como:

  • Diploma de estudios.
  • Orla.
  • Pruebas médicas grandes.
  • Dibujos formato mas grande.

Archivos de recuerdos:

Por último no todo lo que guardemos tiene que ser aburridos papeles. A mi me encanta tener cajas bonitas para guardar fotos, recuerdos, cartas o recortes de prensa del pasado, trabajos que hicimos cuando éramos pequeños, etc. Nada como de vez en cuando disfrutar revisando recuerdos, ¿no os parece?

Espero que esta súper lista os ayude muchísimo para ordenar documentos en casa. ¡¡Cualquier duda o sugerencia, ya sabéis dónde estoy!! La semana que viene veremos cómo implementar un sistema sencillo para mantenerlo todo en orden lo más fácilmente posible.

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6 pensamientos en “Ordenar documentos en casa: qué papeles hay que guardar y cómo clasificarlos

  1. Todo esto hablando de documentos particulares. Recordad que, si trabajáis como autónomos desde casa y gestionáis documentos que contienen información confidencial de terceros, debéis aplicar las medidas dictadas por el RGPD. Y eso incluye destruirlos.

  2. Buenos días, estoy leyendo ahora tu post desde el confinamiento… y me ha gustado mucho, tras jubilarme de mi trabajo en organización bancaria siempre veo que en mi entorno existe bastante dejadez con el papeleo…

    Hablas de guarderías, no hablas de becas de estudios, hablas de seguro medico privado, hablas de hipoteca, y por tanto deduzco algo bueno, juventud….

    En mi experiencia, te puedo hablar de lo importante que es mantener a buen recaudo la descripción de determinados elementos “valiosos” como cámaras de fotos, vídeo, aparatos electrónicos, incluso vehículos… no solo la descripción sino ademas el modelo, numero de serie, y el valor de compra con su factura, incluso de algún cuadro u obra de arte, así como de las joyas… Yo mismo he sufrido un par de robos importantes en mi vivienda y es lo primero que te van a pedir si tienes un seguro que cubra el robo en la vivienda…

    Por otra parte ya he sufrido varios decesos en mi vida y las escrituras de partición de herencia hay que guardarlas convenientemente, muchas veces el incremento patrimonial o el detrimento (ahora con la crisis) te permite traspasarlo en cuatro ejercicios de renta, pero para ello tienes que mantener facturas de herencia, registro, notario, gestoria, impuestos etc…ya que hacienda acabará pidiendote el detalle..

    Cambien el certificado catastral de tus viviendas para fácilmente identificarlas si te hace falta.

    Por otra parte tenemos la identidad digital, mantener a buen recaudo la clave de tu certificado digital personal, las claves de acceso a tus bancas electronicas, paginas de configuracion de tus proveedores (iberdrola, aguas, gas, telefonia o internet, servicios de streaming de television…compras por internet a supermercados, amazon, ebay, etc etc).

    Toda esta información es muy interesante que permanezca adecuadamente escaneada o descargada ( en los PDF oficiales tienen un numero de verificación que dan validez a multitud de documentos), y organizada del mismo modo en carpetas en algun disco duro de la familia, bien controlado.

    Y como no, ese disco duro, que ademas suele almacenar miles de fotos de la familia, se tiene que duplicar o respaldar en la nube, en algun drive virtual, ya sea gratuito o de pago, por que se que a mas de uno, los ladrones se le han llevado un portatil con todas las fotos de la familia (incluso algun disco duro externo) y lo han perdido todo, y aqui no hay seguro que lo reponga…

    Saludos

    • Hola Juan:

      Muchas gracias por tu comentario. Como bien dices, creo que he plasmado una visión más propia de mi edad 🙂

      Pero tienes razón y tomo nota de tus comentarios para poder complementar el post y que cada vez esté más completo y sea más útil.

      Respecto a los archivos digitales, estoy construyendo una sección específica al respecto. http://blog.dommuss.com/organizacion-digital/

      Por ahora sólo tengo un par de post pero la iré completando.

      Muchas gracias y un saludo,

      Rita

  3. Rita, me está resultando muy ameno todo lo que hoy he estado leyendo en tu blog.. y confieso que también he tomado nota del comentario publicado del Sr. D. Juan Costa. A ver si ahora lo pongo en práctica !!. Pareciera muy fácil con leerlo, jajja. Muchas gracias y espero que sigas dando muy buenas ideas!!

    • Hola Carmen:

      Me alegro mucho de que te guste y te resulte útil. Y efectivamente, también es muy enriquecedor nutrirnos con la experiencia de todos los dommusseros.

      Espero seguir con temas que te gusten. Para cualquier sugerencia, ya sabes dónde estoy.

      Un saludo,

      Rita

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