He pensado que igual con el nuevo año alguno de vosotros ha incluido en su lista de propósitos para 2016 que quiere organizarse mejor. Un gran propósito. Como so comentaba hace unos meses, organizarse tiene muchos beneficios: estar más tranquilo, tener más tiempo para disfrutar con la familia y los amigos, tener un entorno más agradable y armonioso, etc.
Por eso me he puesto a reflexionar, a pensar cuáles son las claves según mi punto de vista de una buena organización y a ordenar mis ideas. Y después de un buen rato rumiando sobre este asunto, he llegado a la conclusión de que son cinco las claves para organizarse mejor.
Pasos para organizarse mejor
1. Define tus prioridades: Esto es la base de todo en realidad. No sólo para organizarse mejor sino, en general, para saber qué dirección queremos seguir en la vida y darle más sentido a todo lo que hacemos. Pero es clave también para la organización porque en función de tus prioridades y de los objetivos que fijes, pondrás en marcha la organización en tu día a día para lograrlos. En este post, profundizamos sobre el concepto de priorizar y os doy unas recomendaciones para conseguirlo.
2. Fija los objetivos: Y cuando ya tengas tus prioridades claras, intenta poner objetivos, en las que se puedan. Por ejemplo, si una de tus prioridades es “crear unos lazos familiares sólidos”, pues esto es algo que no se puede cuantificar, tendrás que valorar tú mismo/a si lo estás consiguiendo. Pero en cambio, si otra de tus prioridades es “hacer crecer mi proyecto personal”, a eso sí se le puede poner fácilmente objetivos, de número de clientes, de facturación, de gasto por cliente, etc. Tenéis más detalle sobre cómo fijar objetivos en este post.
3. Establece un plan de acción para cada uno de tus prioridades y objetivos: Esto supone pensar qué acciones tienes que llevar a cabo para intentar cultivar tus prioridades o conseguir tus objetivos.
Siguiendo con los ejemplos anteriores, para la prioridad “crear unos lazos familiares sólidos”, el plan de acción podría ser algo así como cenar por lo menos 5 días a la semana todos juntos, hacer una actividad familiar semanal -por ejemplo, cultivar un huerto urbano- y hacer un viaje anual familiar.
Para la prioridad “hacer crecer mi proyecto personal”, en función de los objetivos que te hayas planteado, el plan de acción puede ser desde “lanzar una página web para vender online”, “hacer un plan de comunicación”, “traer nuevos productos”, “establecer un plan de fidelidad para los clientes actuales”, etc. Cuanto más detallado sea y más seas capaz de partirlo en pequeñas acciones, mejor te podrás organizar después.
Tenéis todos los detalles sobre cómo diseñar un buen plan de acción aquí.
4. Planifica la semana: Distribuye el tiempo que tienes en función de tus prioridades y planes de acción. Está claro que no puede ser un relación directa 100% porque hay tiempo que lo tienes que dedicar a dormir, hay tiempo que lo tienes que dedicar a trabajar. No nos engañemos, aunque no sea nuestra prioridad número uno, hay que pagar el alquiler… o la hipoteca :). Pero teniendo cubiertos los básicos luego sí que puedes decidir si le quieres dedicar más tiempo a dormir porque has pasado una etapa más floja y quieres cuidarte o si quieres dedicarle más tiempo a trabajar porque estás con un proyecto con muchísimo potencial.
En este post os explico cómo planificar la semana para sacarle partido.
5. Hay que renunciar: delega y descarta. En cuanto te pongas a distribuir tu tiempo verás que hay cosas que no te da tiempo a hacer. Normal, es nuestro recurso más escaso. Aquí tendrás que decidir si esas cosas las puedes delegar. Por ejemplo, te gustaría ir tú al mercado a hacer la compra pero es más importante sacar un rato para entrenar. Pues si tienes alguien ayudándote en casa, igual se puede encargar de ir al mercado por ti. Ya irás en otra época de tu vida. Ahora no puedes. Si eres un culo inquieto, como yo, te encantaría aprender a hacer punto, estudiar una segunda carrera, ir a clases de natación y por supuesto ser la mejor madre. Olvídate. No hay tiempo para todo. Tienes que renunciar. Siempre queda la jubilación 🙂
6. Sistematiza y crea rutinas: Una forma de que las cosas te cuesten menos trabajo y te lleven menos tiempo es sistematizarlas. Create tus rutinas. Yo por ejemplo, los domingos por la noche planifico las comidas de la semana y veo que se necesita comprar.
Y, antes de acabar, quería también incluir dos consejos a tener en cuenta independientemente del paso en el que nos encontremos.
Lo primero, se coherente y persistente. Tómate tu tiempo para reflexionar tus prioridades pero una vez lo tengas definido, adóptalas con todas sus consecuencias. Esta claro que habrá semanas imposibles en las que no tengas ni un minuto para respirar y no podrás cumplirlas 100%. Y otras en la que te tendrás que dedicar más a lo urgente que lo importante. Es normal. A todos nos pasa y hay que ser flexible. Pero sé fiel a tus elecciones y persiste. Ya verás cómo conseguirás vivir mejor y más tranquila.
Y por último, ¡¡disfruta!! Al final eso es lo más importante, no lo olvides. Como vimos cuando hablamos de la productividad slow, la organización es sólo una herramienta para simplificar y hacer la vida más fácil y más tranquila, no para convertirnos en maquinitas de hacer cosas y cumplir obligaciones. Recuerda, no caigas en la trampa de la productividad. Te estás organizando para tener más tiempo para disfrutar.
Así que ya lo sabes, tómate este finde para reflexionar y ¡¡a por el 2016!!