Hay que rellenar nuestra agenda siguiendo el orden de nuestras prioridades para llegar a esa sensación de orden, paz y de que nosotros controlamos la agenda y no es la agenda la que nos controla a nosotros.
Cada acción, requiere una dedicación. Cada día, tiene 24 horas. El tiempo es finito. La clave es decidir a qué se lo dedicamos. De hecho, la gestión del tiempo es quizá lo más difícil junto con la priorización de la organización personal y de toda la organización y gestión de proyectos en general.
Hoy os quiero contar el método que empleo para la gestión del tiempo. Un método al que he llegado después de mucho tiempo dedicada a la gestión de múltiples proyectos a la vez. Después de probar muchas técnicas distintas, he comprobado que éste sistema es el que me permite ser más fiel a la filosofía de la productividad slow: ser más efectiva sin dejar de lado mis prioridades y sin acabar cayendo en la trampa de la productividad. Lo podéis utilizar tanto para organizar y gestionar vuestro tiempo personal como para el trabajo.
Para ello, vamos a partir de todo lo que ya tenemos trabajado: nuestras prioridades (con sus objetivos) y nuestro plan de acción.
Primero, como siempre, empezamos con nuestras prioridades. Partir de las prioridades es fundamental porque es la forma de plantear la distribución de nuestro tiempo de forma global, es decir, contando también con nuestras prioridades personales o familiares. Esto ya nos permitirá no comer terreno con el trabajo, que normalmente es el que suele tener mayor fuerza centrípeta sobre el resto de nuestros espacios vitales.
Lo segundo, es volver a vuestro plan de acción y repasar todas las próximas acciones que os tocaría ejecutar para ir cumpliendo con el plan en función de nuestras prioridades.
Tercero, ir completando los huecos en nuestra agenda en función de las acciones que tengamos que hacer. Yo suelo trabajar por semanas porque me parece el periodo perfecto para que de tiempo suficiente para avanzar y distribuir trabajo pero no tanto como para perderme.
Ojo, los huecos libres, no son 24 horas al día. Por un lado, hay que excluir obviamente las horas necesarias para cubrir las necesidades más básicas: horas de sueño pero también las de comidas, de higiene, cuidados, etc. Aquí cada uno sabe lo que le va bien pero desde mi punto de vista mínimo 8 horas de descanso (entre sueño y relajación previa), 20 minutos de desayuno y más o menos una hora de comida y otra para cena, más lo que cada uno tarde en prepararse, salir de casa y en transporte cada día.
Además, tenemos también comprometidas X horas al trabajo, sobre todo si trabajamos por cuenta ajena y no tenemos mucha flexibilidad en ese sentido, que será en la mayoría de los casos.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que seguramente ya tendremos algunos huecos previamente comprometidos en nuestra agenda con los que ya no contamos con ellos para esta semana: una reunión fijada las semanas previas, una cita médica, etc.
Una vez que ya contemos con los huecos que tenemos libres, empezamos a rellenar el resto. Y aquí viene lo importante: hay que rellenar siguiendo el orden de nuestras prioridades. Es decir, empezando primero con las actividades de nuestra primera prioridad en la lista.
Por poner un ejemplo, en mi caso, que es cuidarme por dentro y por fuera, sobre todo ahora que estoy embarazada y le doy todavía más importancia a este tema: por ejemplo sería incluir mis clases de yoga, los médicos, ejercicios de la fisio y sacar algo de tiempo para leer y en el mejor de los casos, puntualmente, para acercarme a alguna exposición. Voy incluyendo todo eso en la semana.
Después completaría lo relativo a mi segunda prioridad, la vida familiar. Esto parte de estar en casa a las 7:00 para jugar, bañar, cenar, cuento y bibe y los planes de fin de semana. Pero además, miro en dommuss lo que tenemos apuntado en nuestra lista familiar de cosas que hacer que suele incluir gestiones para la casa tipo comprar un armario para la habitación de los niños porque cuando nazca el garbanzo no cabe todo, reponer la sartén, comprar ropa para Isabel, hacer la declaración, hacer la compra, etc. Estas tareas las solemos repartir entre Andrés, Aura (la persona que nos ayuda en casa) y yo y que cuando los hacemos nosotros suelen estar bastante concentradas en el fin de semana.
Y así sucesivamente. Por supuesto, en muchas ocasiones no nos cabrá todo lo que queremos hacer. Tampoco hay que ser rígidos, porque la vida no lo es. Hay en casos en que algo es realmente urgente e importante aunque no sea de nuestras principales prioridades y conviene hacerlo. Las cosas que no nos de tiempo a incluir en la semana, tendrán que pasar al principio de la lista de la semana siguiente.
Sé que a priori el método de gestión del tiempo que os propongo puede sonar algo complejo pero de verdad que poco a poco cada vez se interioriza más y cada semana lo iréis haciendo más automáticamente. Y cuando le coges el truquillo al sistema, te da un orden, una paz y una sensación de que tú controlas los tiempos y no los tiempos te controlan a ti, que merece realmente la pena.
Habrá momentos, por supuesto, que se muevan cosas en la agenda. No pasa nada, recordad uno de los consejos de la productivdad slow “sé suficientemente flexible”. Lo bueno es que al hacer las cosas en función de nuestras prioridades es mucho más fácil tomar decisiones e ir adaptando la agenda en función de las circunstancias.
¡¡Espero que lo probéis y me contéis!!