Ya hablamos en su momento de cómo planificar la semana para que nosotros decidimos qué tareas hacer y dónde poner las energías. Así nos aseguramos de hacer cosas que trabajen en nuestras prioridades para ayudarnos a conseguir nuestros objetivos y no dejarnos arrastrar por dinámicas o agendas ajenas.
Hoy os traigo cinco consejos adicionales, más prácticos, para organizar la semana de manera que sepamos ser eficientes, hacer lo que nos proponemos y no sobre todo que tengamos el control de los tiempos y no vayamos a la carrera constantemente.
5 consejos para organizar la semana
Empieza la semana fuerte y acaba más ligero: Yo siempre me planifico un lunes cargado y un viernes muy suave. Ayuda un montón. Por dos razones: primero porque cuando el lunes sacas mucho trabajo de la semana, ya te motivas para el resto y empiezas a verla cuesta arriba. Y segundo, viene bien tener bastante libre el viernes porque a lo largo de la semana van surgiendo imprevistos y van quedando tareas inacabadas que podemos aprovechar para rematar.
Siempre déjate algún hueco libre: No es recomendable llenar la agenda al máximo. Todas las semanas y casi a diario surgen temas imprevistos: o algún tema de casa con el que no contabas (el niño se pone malo y hay que ir al médico), o algún tema en el trabajo que no habías planificado, un mail que tienes que contestar, una presentación que tienes que preparar para un posible cliente…) o bien recibes algún texto o noticia que merece mucho la pena que dediques un rato para leer tranquilamente.
Reserva momentos de concentración y busca un lugar apropiado: Hoy en día todos estamos más acostumbrados a trabajar en “pradera” u “open space”. Y es verdad que hay tareas que son más ligeras y que las puedes hacer con más ruido ambiental o interrupciones. Pero hay otras que requieren más concentración para hacerlas bien o, por lo menos, para hacerlas de forma eficiente.
Para estos momentos, es importante no sólo reservar el tiempo, también hay que buscar el entorno apropiado. Si puedes teletrabajar y no tienes lío en casa (yo con los niños imposible), quédate en casa. Si tenéis zonas o salas de concentración en la oficina, reserva una. Y si no, busca una biblioteca tranquila donde se pueda trabajar.
Todas las tareas cuentan: revisar el mail, lleva tiempo; leer artículos para estar al día de tu sector, lleva tiempo; el transporte de un sitio a otro, lleva tiempo; ir hablar con fulanito, lleva tiempo; apuntar los gastos, sí, lleva tiempo… Si quieres hacerlo, reserva un hueco también para estas tareas.
Dedica tiempo a organizar la semana: Como justo comentábamos, todas las tareas llevan tiempo y si quieres organizarte bien la semana tendrás que dedicarle un poco de tiempo. Yo lo intento hacer el viernes antes de dar concluida la semana y confieso que es un momento que se ha convertido en un ritual y que disfruto y me libera a partes iguales. Encuentra tú tu momento. Ya sabes, ¡organízate y disfruta!
Espero que estos consejos os ayuden. Si tenéis dudas o queréis que trate sobre algún tema de organización, me decís.