Limpiar archivos digitales, primer paso de la organización digital

Limpiar nuestros archivos es quizá la tarea que más tiempo requiere porque hay que revisar bien todos los documentos que tenemos pero merece la pena guardar sólo lo que realmente vayamos a necesitar después.

Además es una tarea muy personal así que es difícil pedir ayuda en este caso si no tenéis tiempo o simplemente es algo que conociéndoos sabéis que no vais a hacer. Pero… no os preocupéis porque más adelante os voy a dejar un par de herramientas para ayudaros.

E igual os preguntaréis, ¿por qué hace falta limpiar los archivos digitales? Si no estorban como las cosas físicas que nos molesta verlas sucias o desordenadas… Pues os voy a dar varias razones.

• Aumentaremos el espacio de disco lo que quiere decir que nuestro sistema o mejor dicho nuestros sistemas (porque no sólo es el ordenador lo que hay que limpiar) funcionarán más rápido y mejor.
• Disminuiremos el tiempo al realizar los backups.
• También disminuiremos el tiempo a la hora de buscar y encontrar archivos y documentos. Y esto es lo más importante, yo creo. Porque si guardamos algo es para encontrarlo luego en algún momento. Y si tenemos tantas cosas que luego nos van a impedir encontrarlo pues de poco nos ha servido guardarlo, ¿no os parece?
• Y por último, hace poco escuchaba otro argumento y es medioambiental. Resulta que todo lo que guardamos en nuestro disco o en la nube (que utilizan al final las memorias de otros ordenadores) parece ser provoca bastantes emisiones de carbono por lo que al eliminar basura digital, también reduciremos las emisiones. Os dejo este artículo de El País que lo desarrolla.

Bueno, pues para cuando os pongáis a ello, un par de recomendaciones:

• Guarda sólo la información útil o los documentos que realmente signifiquen algo para ti.
• Elimina copias y versiones. Quédate con la más completa. Para cuando tiempo después acudas a ellas no te acordarás de los minicambios que existían entre unas y otras.
• Recuerda limpiar todos tus dispositivos: ordenadores, móviles, tablets (e incluso cámaras).

Y, como os decía, os dejo también un par de herramientas para ayudarnos con nuestra limpieza, tanto para el ordenador como para el móvil.

Programas y herramientas para ayudarnos con la limpieza de nuestros dispositivos

Para el ordenador: CCleaner para PC o Mac Clean, para mac. Con estos programas podréis desinstalar aplicaciones y revisar los archivos más pesados de vuestro ordenador y los que estén duplicados para poderlos borrar más fácilmente.

Este es el dashboard de las herramientas de limpieza de Mac Clean. Es muy útil sobre todo la búsqueda de archivos grandes.

Tiene un cuadro de mando para buscar los archivos en función de su tipo, su tamaño y su fecha de modificación que ayuda mucho a encontrar esos archivos pesados y antiguos que ya no tiene sentido que guardemos.

Este es el dashboard de la versión gratuita de CCleaner. Con esta herramienta por ejemplo se pueden eliminar de forma muy sencilla aplicaciones que ya no necesitemos.

Para el móvil: Lo más importante en el móvil es limpiar las fotos y videos, que son los archivos que más solemos guardar en este dispositivo. Para revisar las fotos podéis usar Remo duplicate.

Es muy fácil, simplemente hay que hacer un scan de todas las fotos de nuestro móvil y el programa selecciona las que están duplicadas o son muy parecidas. El interfaz es muy fácil de usar ya que sólo tendremos que elegir cuál queremos conservar y se borrarán todas las demás.

Para los videos, lo mejor es ir a la carpeta de videos, ver si tenemos varios seguidos de la misma fecha y ver cuál queremos conservar. Los videos pesan muchísimo.

En el móvil, a parte de limpiar las fotos y los videos, también es un buen momento para eliminar las apps que no estemos utilizando -menos dommuss, claro 😉 En este sentido, pensad que si os habéis registrado en la app, es decir, si os habéis tenido que dar de alta con usuario y contraseña, porque aunque la quitéis del móvil no estáis cancelando vuestra cuenta o vuestros datos de esa aplicación.

Esto sería todo, que no es poco, a ver si os animáis y así empezamos con nuestros dispositivos limpios de archivos o programas que no utilizamos. Y con esto, podemos pasar al siguiente paso, agrupar.

Este post lo he escrito con la colaboración de María Rubio, asistente digital, colaboradora de dommuss y autora del portal Mundo Microtareas.

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